Qu’est ce qu’une to do list ?

Il s’agit d’un anglicisme qui signifie liste de tâches ou parle aussi de checklist. On énumère, sur une feuille de papier, dans un document numérique ou dans une application dédiée, toutes les choses que l’on doit accomplir chaque jour, semaine ou mois.
Pour certains, c’est un outil indispensable, pour d’autres, c’est inutile, ça ne marche pas.
Si vous pratiquez déjà cet outil, vous savez sûrement pourquoi il est efficace, pour les autres voici quelques indications pour le mettre en pratique.

Réaliser quotidiennement une liste de tâches présente de nombreux avantages :

- cela aide à définir des priorités : Noter une tâche aide à passer à l’action, on fait un premier pas vers sa réalisation et ensuite on n’a qu’une envie : rayer, on évite ainsi la procrastination  (remettre les choses au lendemain). L'idéal, c'est d'utiliser des verbes d'action pour qualifier précisément le contenu des tâches.
Si la liste de choses à faire est trop importante, on peut utiliser la matrice Eisenhower pour prioriser les activités. Cela consiste à élaborer un tableau avec quatre cases :

- cela permet de mieux s’organiser  : Savoir comment structurer votre journée vous fait gagner en productivité. Cela permet aussi  d’avoir une vue globale. En visualisant clairement ce que vous avez à faire, vous pouvez mieux estimer le temps que cela va prendre et l’ampleur du projet. N’hésitez pas à décomposer les grandes tâches en plusieurs petites. C’est plus motivant et moins impressionnant !

- cela permet de vous libérer l’esprit. En listant vos tâches à faire, vous créez de l’espace disponible dans votre cerveau et vous avez une vue globale de ce que vous devez faire.

- cela réduit le stress :  On visualise les différentes tâches, on sait donc où l'on va, c'est plus sécurisant et l'on gagne en confiance. Même si parfois, on a une liste longue, le fait de cocher ce que l'on a fait permet de relativiser et de nous sentir satisfait d'avoir déjà fait tout cela, même s'il reste encore beaucoup de choses à faire. Quand bien même il est intéressant de faire la liste des tâches à faire, il est tout aussi motivant de faire la liste des tâches qui ne sont plus à faire !

Quelques astuces pour que les  to do list soient efficaces :

Cela paraît simple de lister des choses à faire, je pense que vous avez tous essayé ce mode de gestion, au moins pour les courses. Pourtant, nombreux sont ceux qui ont tenté, moi la première et qui ont ressenti la pression car je mettais beaucoup de choses à faire, et donc je ne voyais pas ma liste diminuer à la fin de la journée.

-  les tâches à faire doivent être précises et réalistes. Découpez les tâches en mini-tâches. Cela évite le sentiment de découragement. Cela permet de cocher plus choses, et l'on voit visuellement que l'on avance.
Il est inutile de vous surcharger. Au contraire, cela risque de créer du stress et du découragement. 
Une to do list est quelque chose de très personnel, respectez votre rythme.

- les tâches doivent être dans des listes différentes selon les objectifs à court, moyen et long terme. 
Une  liste journalière, où l'on retrouvera des activités quotidiennes indispensables, une hebdomadaire avec des objectifs à court terme et une mensuelle ou annuelle avec des objectifs à long terme. Avoir dans chaque liste  un objectif principal et des objectifs secondaires.

- les tâches doivent être priorisées et avoir un temps requis : Vous devez créer un ordre de priorité. Si vous savez d’emblée que vous aurez 5 tâches à accomplir, listez-les par ordre d’importance.  Alternez les tâches longues et les tâches courtes, celles qui sont pénibles et celles plus agréables.
Donnez vous un temps limite pour faire la tâche, vous serez plus concentré et efficace pour atteindre votre objectif. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro

Les outils pour vous organiser

Choisissez ce qui vous convient le mieux entre format papier et format numérique. On a tous nos préférences.
Avec le papier (feuille simple, bloc-note ou carnet), vous l’aurez toujours avec vous. Cela peut se présenter sous forme de liste, ou de carte mentale.
Le format informatisé présente l’avantage d’une place illimitée, donne la possibilité de classer dans des dossiers/projets, ajouter des couleurs.
Une application dédiée  permet également de les classer par dossier et de leur donner une échéance.

Je vous propose 2 outils :
- Trello  Ce logiciel de gestion de projet fonctionne avec des tableaux, des listes et des cartes. Il vous permet d’allouer des tâches, d’ajouter des pièces jointes ainsi que des commentaires et des codes couleurs pour suivre l’évolution de vos projets.

-Todoist  Application simple pour créer vos listes

La to do list fait partie des outils pour mieux s'organiser et être efficace au travail. 
J'ai du mal à l'utiliser tout le temps, mais je me suis rendue compte que j'étais plus efficace et surtout motivée quand j'en faisais une, surtout pour gérer des projets.

A vous de tester et d'adapter cet outil à vos besoins d'organisation.